Een budget in Azure: wat het doet en wie de mail krijgt

Jij liet IT een budget van € 400 per maand zetten op de planningstool van je afdeling. In deel 3 zag je uit welke drie blokken die tool bestaat, en op de rekening staan ze als drie regels. € 260 compute, voor de tijd dat de tool rekent. € 90 storage, voor wat er blijft staan. € 50 networking, voor het verkeer naar buiten. Samen € 400.

Dat voelt als een plafond. Maar wat doet dat budget eigenlijk als november duurder uitvalt, en wie hoort er iets van?

Wat een budget in Azure nodig heeft en doet

Een budget in Azure is een bedrag per maand, kwartaal of jaar, met tot vijf drempels erop. Een drempel is een percentage van dat bedrag waarbij je een mail wilt krijgen. Eén keer per 24 uur legt het budget de kosten naast het bedrag, en passeert er een drempel, dan gaat er een mail uit naar de ontvangers die je opgaf. Er passen er vijf per budget.

Elke drempel kijkt naar de werkelijke kosten, dus wat er al is uitgegeven, of naar de verwachte kosten: waar de maand op uitkomt als het tempo zo blijft. Met die keuze bepaal je vooral hoe vroeg je het hoort.

Wat een budget niet doet, is ingrijpen. De tool blijft draaien, de kosten lopen door en niets wordt stilgezet. De mail is een signaal aan een mens, meer niet.

Dat signaal loopt bovendien achter. De kosten die het budget naloopt zijn zelf 8 tot 24 uur oud, en bij een abonnement op betalen per gebruik kan dat langer duren. Tel daar de controle van eens per 24 uur bij op en de mail zelf, en je komt in het slechtste geval op rond twee dagen na het moment dat het geld werd uitgegeven.

Welke kosten tellen: de tag

Er staat meer op jullie Azure-rekening dan deze ene tool. Een budget over alles zegt dus weinig over de planningstool. Daarom zet je een tag op alles wat erbij hoort. Een tag is een label met een naam en een waarde, zoals toepassing = planning. Laat IT het budget op dat label richten, dan telt het alleen wat dat label draagt.

Drie dingen over tags zijn handig om vooraf te weten:

• De tag moet op elk blok zelf staan, ook op de storage en de networking. Een tag op de map eromheen komt niet vanzelf op wat erin zit.
• Een tag werkt alleen vooruit. Zet je hem vandaag, dan telt het budget vanaf vandaag, niet de kosten van vorige maand.
• De waarde is hoofdlettergevoelig. Planning en planning met een kleine letter zijn voor de kostenrapporten twee verschillende dingen, en dus twee posten.

November, de begrotingsmaand

Tot en met de 15e staat de teller op € 200, precies de helft van een gewone maand. Dan maakt iedereen op je afdeling zijn begroting in de tool, en vanaf de 16e rekent hij twee keer zo lang per dag. Alleen compute beweegt mee, storage en networking blijven op € 90 en € 50.

Op de 25e gaan de werkelijke kosten over de € 400. De mail daarover komt ergens tussen de 25e en de 27e, en al die tijd rekent de tool door. November eindigt op € 530, waarvan € 390 compute.

Het budget deed wat een budget doet: na een paar dagen meldde het dat je over het bedrag heen was. De maand bijsturen is aan degene die de mail leest.

Dezelfde november, op verwachte kosten

Zet nu dezelfde drempel op de verwachte kosten, en laat verder alles gelijk. De mail gaat zodra de projectie van november boven de € 400 uitkomt, en dat kan al voordat de werkelijke kosten daar zijn. De rekening wordt nog steeds € 530 als niemand iets besluit.

Je wint tijd om te beslissen, en meer levert het niet op. Wat je met die tijd doet, bepaalt de mensen die de mail lezen.

Wie de mail opent

Wie krijgt die mail bij jullie, en kan die persoon besluiten dat november dit waard is? Als je het mij vraagt, hoort die mail bij de eigenaar: de persoon of het team dat over de tool beslist. Dat is zelden wie het budget aanmaakte. Een mail bij IT over een uitgave waar IT niet over gaat, blijft liggen tot iemand hem doorstuurt.

Eén grens om mee te nemen: een budget op een tag telt alleen wat dat label draagt, en pas vanaf de dag dat het erop staat.

Vier vragen voor je eigen budget

Loop het langs voor de tool van je afdeling. Staat er een bedrag en een periode op? Kijkt de drempel naar werkelijke of naar verwachte kosten? Draagt elk blok de tag, ook de storage en de networking? En krijgt wie over de tool beslist de mail?

Deel 5 sluit de reeks af en zet resources, rechten en kosten naast elkaar. Samen bepalen ze wat je betrouwbaar kunt bouwen, en daarom zijn ze ook datastrategie.

Wil je dit voor jouw eigen omgeving doorlopen? Ik denk graag mee, kijk op trainerbjorn.nl.