Verversen in Power BI: schema, cijfers of allebei

Je klikt op Verversen om je cijfers weer van vandaag te maken, en dat klopt, maar het is niet het hele verhaal. Onder die ene knop zaten altijd twee handelingen: eerst past je model zijn eigen indeling aan op de bron, daarna haalt het de cijfers op. Sinds de augustus-update van Power BI mag je zeggen welke van de twee je nodig hebt, en dat verandert wat je morgen aanklikt.

Wat er gebeurt als je op Verversen drukt

Je semantic model, het gepubliceerde model achter je rapporten, bewaart twee dingen apart: het schema, oftewel welke tabellen en kolommen erin zitten, en de cijfers zelf. Verversen deed altijd allebei, in die vaste volgorde: eerst kijkt het model opnieuw naar de indeling van de bron, daarna haalt het de cijfers op. In de Power BI Service, de webversie in je browser, klap je de Verversen-knop nu uit en zie je drie losse opties: Refresh schema and data, Sync schema only en Refresh data only. Dat kan ook per tabel, in plaats van voor het hele model.

De kolom die Marije niet zag

Marije is controller bij een installatiebedrijf. Dinsdagochtend kwart voor negen wil ze de marge van maart splitsen naar orders met en zonder servicecontract, want om tien uur zit ze in het MT-overleg. De administratie zette die kolom maandag in de orderlijst.

Ze ververst haar model: ze laat het opnieuw naar de bron kijken. Ze kiest Refresh data only, want dat klinkt als precies wat ze nodig heeft. Verse cijfers krijgt ze ook: maart staat op 512 orders, 840.000 euro omzet en 22 procent marge. Alleen de kolom Servicecontract staat er niet, dus de splitsing voor tien uur kan ze niet maken. Het model heeft de cijfers bijgewerkt en de indeling gelaten zoals hij was, precies zoals die optie belooft.

Dezelfde ochtend, andere keuze

Zelfde ochtend, dezelfde bron, en er verandert één ding: ze kiest Refresh schema and data. Het model kijkt eerst naar de indeling, ziet de kolom Servicecontract staan en haalt daarna pas de cijfers op. Nu splitst haar overzicht wel: 610.000 euro onder contract met 27 procent marge, 230.000 euro zonder met 8 procent. Dezelfde 512 orders, en nu heeft ze het antwoord waar het MT om vroeg. Het enige dat anders ging, is welke optie ze aanklikte.

De twee vragen voor morgen

Stel jezelf twee vragen voordat je op Verversen drukt: is er bij de bron iets aan de indeling veranderd, en zijn de cijfers ouder dan wat ik nodig heb? Alleen oude cijfers wijst naar Refresh data only. Alleen een gewijzigde indeling wijst naar Sync schema only. Allebei wijst naar Refresh schema and data, de knop van vroeger. Dat laatste is het geval van Marije, en in mijn ervaring komt het ook het vaakst voor: een kolom erbij betekent meestal ook nieuwe rijen.

De grens bij één tabel apart

Je kunt dit ook per tabel doen in plaats van voor het hele model, en dat scheelt tijd zodra je weet dat er maar één bron is veranderd. De prijs die je daarvoor betaalt: ververs je één tabel apart, dan staan er in dat rapport cijfers van twee verschillende momenten naast elkaar. Weet dat voordat je hem gebruikt, dan is het een bewuste keuze in plaats van een verrassing achteraf.

Klap morgen je Verversen-knop uit en kijk welke drie opties eronder staan. Dan hoef je niet te zoeken als het jou overkomt.

Vind je dit terug op je eigen model, of loop je vast op een situatie die niet in dit stramien past? Ik denk graag mee, kijk op trainerbjorn.nl.